Política de privacidad.

1. Alcance, responsable y roles

Esta política se aplica a sistemax.pro, sus subdominios, la plataforma SistemaX EAS y sus integraciones con WhatsApp Business Platform.

La entidad que presta el servicio es 49.669.551 MYRIAN PASTORA FRANCO, CNPJ 49.669.551/0001-31, Rua Atico Jose Rorato, 7471, KLP, Foz do Iguaçu — PR, CEP 85868-130, Brasil, que opera comercialmente como SistemaX EAS.

La empresa cliente o tenant es el responsable del tratamiento de los datos de las personas con las que conversa por WhatsApp: decide por qué y cómo usa esos datos, obtiene las autorizaciones necesarias y atiende los derechos de sus contactos.

SistemaX actúa como encargado del tratamiento respecto de esos datos: los procesa por cuenta del tenant, conforme a sus instrucciones y únicamente para prestar, proteger y mantener el servicio contratado. SistemaX no vende estos datos ni los usa para crear perfiles publicitarios propios.

SistemaX actúa como responsable independiente solo respecto de los datos administrativos de sus clientes y usuarios autorizados —por ejemplo, cuentas, soporte, seguridad y facturación— cuando determina directamente la finalidad del tratamiento.

2. Datos de WhatsApp que procesamos

Cuando un tenant conecta su cuenta de WhatsApp Business, SistemaX puede recibir y almacenar los datos que Meta entrega mediante la API y que son necesarios para administrar la conversación:

• identificadores del contacto: número de teléfono en formato internacional, identificador de WhatsApp (wa_id o identificador equivalente) y nombre de perfil visible;
• contenido de las conversaciones: mensajes de texto y, cuando el usuario los envía, imágenes, audios, videos, documentos, stickers, reacciones, ubicaciones, contactos y respuestas a botones o listas;
• metadatos del mensaje: identificador, fecha y hora, dirección entrante o saliente, tipo de contenido, estado de envío, entrega o lectura y referencia al mensaje respondido;
• datos del canal empresarial: número de WhatsApp Business, identificadores de la cuenta y del número, plantillas y configuración del tenant;
• datos operativos: usuario o agente que atendió, etiquetas, asignaciones, notas internas, automatizaciones ejecutadas y registros técnicos o de seguridad.

SistemaX no solicita por iniciativa propia datos sensibles a los contactos. El tenant debe evitar solicitar o enviar información sensible que no sea necesaria para la conversación y aplicar las restricciones legales de su actividad.

3. Para qué se utilizan los datos

Los datos se procesan para:

• recibir, ordenar, mostrar y responder conversaciones en la bandeja del tenant;
• enviar mensajes y plantillas autorizadas por el tenant a través de WhatsApp Business Platform;
• asignar conversaciones, registrar estados, mantener historial y permitir continuidad de atención;
• ejecutar reglas, integraciones y automatizaciones configuradas por el tenant;
• cuando el tenant habilita funciones de inteligencia artificial, clasificar, resumir o asistir en la preparación de respuestas usando el contenido estrictamente necesario;
• detectar errores, prevenir fraude y abuso, proteger cuentas y mantener la disponibilidad del servicio;
• prestar soporte y cumplir obligaciones contractuales o legales.

El tenant es responsable de contar con una base jurídica válida para comunicarse con sus contactos. SistemaX trata los datos bajo el contrato y las instrucciones documentadas del tenant; no decide a quién contactar ni el contenido de las campañas.

4. Plazos de retención

Aplicamos los siguientes plazos máximos, salvo que el tenant configure un período menor o una obligación legal exija conservar un registro específico por más tiempo:

• conversaciones, números, nombres de perfil y adjuntos: mientras la cuenta del tenant esté activa y hasta 12 meses desde la última actividad de la conversación;
• datos eliminados por solicitud o por cierre del tenant: se retiran de los sistemas activos dentro de 30 días corridos;
• copias de seguridad: pueden permanecer cifradas y sin uso operativo hasta 90 días adicionales, tras lo cual se sobrescriben;
• registros técnicos, de acceso y seguridad: hasta 12 meses;
• registros fiscales, de facturación o necesarios para defender derechos: durante el plazo legal aplicable.

Cuando finaliza el contrato, el tenant puede solicitar una exportación antes de la eliminación. Vencido el plazo acordado, SistemaX elimina o anonimiza los datos, excepto los registros que deban conservarse por ley.

5. Meta, proveedores y transferencias

La entrega y recepción de mensajes requiere el uso de WhatsApp Business Platform, operada por Meta. Meta procesa información conforme a sus propios términos y políticas. SistemaX también puede usar proveedores de infraestructura, alojamiento, seguridad, soporte y, cuando el tenant lo habilita, servicios de inteligencia artificial.

Estos proveedores reciben solo los datos necesarios para su función y deben tratarlos bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado. No autorizamos su venta ni su utilización para publicidad propia. Cuando existe una transferencia internacional, aplicamos las salvaguardas contractuales y técnicas exigibles.

6. Derechos y eliminación de datos

Las personas pueden solicitar confirmación, acceso, corrección, información sobre el uso compartido, portabilidad cuando corresponda, oposición, revocación del consentimiento y eliminación o anonimización, sujeto a las excepciones legales.

Si eres un contacto de una empresa que usa SistemaX, dirige primero la solicitud a esa empresa, que es la responsable de la conversación. También puedes escribir a SistemaX; identificaremos al tenant correspondiente y colaboraremos para ejecutar su instrucción.

Las instrucciones completas y el canal de solicitud están disponibles en Eliminación de datos. Confirmamos la recepción dentro de 5 días hábiles y completamos la eliminación de los sistemas activos dentro de 30 días corridos después de verificar la solicitud.

La eliminación de datos alojados por SistemaX no borra automáticamente las copias que el usuario conserve en su WhatsApp, los registros independientes de Meta ni los datos exportados previamente por el tenant.

7. Seguridad y confidencialidad

Aplicamos controles de acceso por tenant y por usuario, cifrado durante la transmisión, protección de credenciales, copias de seguridad, registros de actividad y medidas de prevención y respuesta ante incidentes. El personal y los proveedores autorizados acceden a los datos únicamente cuando es necesario para operar o asistir el servicio.

Ningún sistema es completamente infalible. Si identificamos un incidente que pueda generar un riesgo relevante, notificaremos al tenant y actuaremos conforme a la legislación aplicable.

8. Contacto y actualizaciones

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio, los proveedores o la normativa. La versión vigente y su fecha siempre estarán disponibles en esta dirección.